Cómo reponer una máquina de vending sin celdas vacías ni viajes de más

Reponer bien una máquina de vending es llegar con lo que falta, dejarla llena, apuntar lo que se ha vendido y volver justo antes de que se vacíe lo que más se vende. Parece sencillo, pero es donde más dinero se pierde: en viajes de más, en celdas vacías y en productos caducados.

Antes de salir: la lista de carga

El error más común es salir con la furgoneta llena «por si acaso» o, al revés, llegar a la máquina y no llevar lo que falta. La forma de evitarlo es preparar la carga con datos:

1. Mira lo que vendió cada selección en las últimas visitas y cuántos días han pasado desde la última.
2. Estima lo que falta hoy: lo que cabe en la selección menos lo que calculas que queda.
3. Suma por producto todas las máquinas de la ruta del día: eso es lo que sacas del almacén.
4. Lleva un pequeño margen de lo que más vende, no de todo.

Puedes hacerlo en una hoja de cálculo con la plantilla de lista de carga, o ver cómo se hace en la lista de carga antes de salir.

Delante de la máquina, en este orden

1. Cuenta lo que queda en cada selección antes de tocar nada. Es el dato que te dice lo que se ha vendido.
2. Retira lo caducado o dañado y apúntalo aparte: es merma, no venta.
3. Carga empujando lo viejo hacia delante: lo que caduca antes, primero. Lo nuevo va detrás.
4. Anota lo que cargas en cada selección.
5. Comprueba que todo sale: una espiral mal colocada o un producto atascado es una selección que no vende hasta la próxima visita.
6. Recauda y apunta los contadores de la máquina, para cuadrar la caja luego.
7. Limpia el cristal y la bandeja. Una máquina sucia vende menos.

Con lo que había, lo que queda y lo que cargas sale todo lo demás: lo vendido es lo que había menos lo que queda (sin contar lo retirado), y lo que dejas es lo que queda más lo que cargas.

Cada cuánto reponer

No hay una frecuencia buena para todas las máquinas. La cuenta que importa es cuántos días tarda en vaciarse la selección que más vende:

Días hasta vaciarse = unidades que caben en la selección ÷ unidades que vende al día.

Si el agua cabe en una espiral de 12 y se venden 3 al día, se vacía en 4 días. Si vuelves cada 7, pasa 3 días vacía y esas ventas se pierden. Tienes tres salidas:

• Volver antes, si la máquina vende lo suficiente para que el viaje compense.
• Darle más espacio a lo que más vende: dos espirales de agua en lugar de una.
• Quitar lo que no rota para hacer sitio (lo contamos en qué vender en una máquina de vending).

Y al revés: si después de una semana la máquina está casi llena, estás yendo demasiado. Cada visita cuesta gasolina y tiempo; espaciarlas en las máquinas lentas deja más horas para las que venden.

Cómo organizar la ruta

• Agrupa por zonas y asigna a cada zona un día de la semana.
• Ordena las paradas en el orden en que se recorren, no en el orden en que las diste de alta.
• Mete las máquinas lentas en la ruta cada dos semanas, en lugar de cada semana.
• Ten en cuenta los horarios de cada local: a algunos solo se puede entrar por la mañana.
• Carga la furgoneta en el orden inverso de las paradas: lo de la primera, a mano.

Después de la ruta

1. Cuadra la caja: lo que has recaudado tiene que parecerse a lo que dicen las ventas y los contadores. Si no, algo pasa (un robo, un error de precio, un monedero que se queda monedas). Cómo hacerlo, en cuadrar la recaudación.
2. Descuenta del almacén lo que has cargado y apunta lo que hay que pedir.
3. Mira lo que caduca pronto en el almacén y en las máquinas, para colocarlo antes.

Lo que hace Repónlo en cada visita

Repónlo está hecho para esto. Al reponer, anotas en el móvil lo que queda y lo que cargas en cada selección; la app calcula lo vendido, descuenta del almacén por lotes (primero lo que caduca antes) y deja la caja lista para cuadrar. Antes de salir te da la lista de carga de la ruta del día y te avisa de las máquinas que se van a quedar vacías y de los lotes que caducan.

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