Dónde poner una máquina de vending (y cómo pactarlo con el local)

La ubicación es lo que más pesa en lo que vende una máquina de vending. La misma máquina, con los mismos productos, puede vender diez veces más en una nave con turnos que en una oficina pequeña con una cafetería enfrente. Por eso el sitio se busca antes que la máquina.

Qué hace que un sitio venda

Hay cuatro cosas que se repiten en las máquinas que funcionan:

• Gente que se queda. No basta con que pase mucha gente: tiene que estar el tiempo suficiente para tener sed o hambre. Un turno de ocho horas vende más que un pasillo con mucho tráfico.
• Pocas alternativas. Si hay un bar, una cafetería o un supermercado a dos minutos, la máquina recoge solo lo que queda. Si el más cercano está a diez minutos en coche, la máquina es la cafetería.
• Horarios en los que no hay nada abierto. Turnos de noche, fines de semana, urgencias, gimnasios que abren temprano.
• Un sitio visible y cómodo. En el camino natural de la gente (la entrada, la zona de descanso, junto a los vestuarios), no en un rincón.

Los sitios que suelen funcionar

Cómo saber si una ubicación va a vender antes de instalar

No hay datos mejores que los que tomas tú, y se toman en una mañana:

1. Cuenta las personas que están en el sitio un día normal y cuántas horas se quedan.
2. Mira las alternativas: qué hay a pie en cinco minutos y a qué hora cierra.
3. Pregunta qué hacen ahora cuando tienen sed o hambre. Si traen la comida de casa y bajan al bar a por el café, ya sabes qué vender y qué no.
4. Haz la cuenta con una estimación prudente: si de cada diez personas compra una al día, ¿cuántas ventas al mes son? ¿Y cuánto te queda de cada una?

Con esa estimación puedes comprobar si te compensa en la calculadora de rentabilidad: pon las ventas al mes, el margen y la comisión que te pide el local, y verás si llegas al punto de equilibrio con margen o vas justo.

Qué pactar con el local

La comisión

No hay una tarifa fija: se negocia con cada local. Las formas habituales son:

• Un porcentaje de las ventas. En las guías españolas del sector se habla de entre el 10 y el 20 % de lo vendido como lo más común. Es lo más justo para los dos, pero hay que acordar sobre qué se calcula (con o sin IVA) y cómo se comprueba.
• Una cantidad fija al mes. Es más sencilla, pero si la máquina vende poco la pagas igual.
• Las dos cosas, o un mínimo al mes más un porcentaje a partir de cierta venta.
• Nada, a cambio del servicio: en oficinas pequeñas, a menudo el local solo quiere tener la máquina para su gente.

Ofrecer una comisión alta para conseguir un sitio es tentador, pero se paga cada mes. Haz la cuenta antes de aceptar y piensa que la comisión se lleva una parte del precio, no del margen: con un 20 % de comisión sobre un producto que te deja un 40 % de margen, te quedas la mitad.

La luz

Una máquina refrigerada gasta luz todos los días. Lo normal es que la pague el local y que eso cuente en la comisión, pero hay que hablarlo y ponerlo por escrito.

El acceso

A qué horas puedes entrar a reponer y a recaudar, quién te abre y dónde dejas la furgoneta. Una máquina a la que solo puedes llegar de 10 a 12 te complica toda la ruta.

El contrato

Aunque sea un local de confianza, pon por escrito al menos:

• la comisión, cómo se calcula y cada cuánto se paga;
• quién paga la luz;
• la duración y el preaviso para terminar;
• si tienes exclusiva (que no pongan otra máquina al lado);
• qué pasa con una avería, un robo o un destrozo, y quién tiene el seguro;
• a qué horas puedes entrar.

Cuando pagas un porcentaje, el local querrá saber cuánto ha vendido la máquina. Si cada visita queda anotada con lo que se vendió, la liquidación del mes sale sola y no hay discusiones. Repónlo calcula la comisión de cada local con las ventas de sus visitas y te deja la liquidación lista para enviar.

Permisos según el sitio

En un local privado, con el permiso del dueño, no hace falta una licencia específica para la máquina. Sí hace falta el alta en Hacienda y, si vendes comida, la inscripción en el registro sanitario de tu comunidad. Si la máquina va en la calle o en un espacio público, además hace falta la autorización del ayuntamiento, y en hospitales o edificios públicos el sitio suele adjudicarse por concurso. Lo tienes con detalle en cómo montar un negocio de vending.

Cuando ya está puesta

Los primeros dos meses te dicen si el sitio era bueno. Anota lo que vende cada selección en cada visita y compáralo: si una ubicación no llega a lo que necesitas después de ajustar los productos y los precios, es mejor moverla pronto que seguir pagando gasolina por ella. En qué vender en una máquina de vending te contamos cómo ajustar el surtido a cada sitio.

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